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Gesetzliche Änderungen wirksam ab 2025-01-01

Schlussfolgerung und Handlungsempfehlung

Hintergrund aus Sicht der Europäischen Union (EU)

Defintion E-Rechnung

Konkreter Zeitplan und Ausnahmen/Übergangsregelungen

Was ist mit dem “EDI Format“ ?

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Gesetzliche Änderungen wirksam ab 2025-01-01

Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes wird die elektronische Rechnung (“E-Rechnung”) in Deutschland im Business To Business (B2B) -Bereich ab Januar 2025 obligatorisch.

In Deutschland steht der Begriff “E-Rechnung” (elektronische Rechnung) für eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung und kann vollständig automatisiert in die Buchhaltungssysteme integriert werden. Eine solche “E-Rechnung” muss bestimmte strukturelle Anforderungen erfüllen und in einem elektronischen Format vorliegen, das maschinell lesbar ist.

Häufig verwendete Formate sind beispielsweise XML-basierte Standards wie “ZUGFeRD” (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder “XRechnung”, die speziell für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben sind.

Die “E-Rechnung” trägt letzten Endes dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und den Papierverbrauch zu senken.

Schlussfolgerung und Handlungsempfehlung

Unternehmen in Deutschland sollten somit so schnell wie möglich den neuen Standard in den eigenen EDV-Workflow implementieren, um keine unnötigen “Überraschungen” ab 2025 zu erleben! Denn mit der erfolgten Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz wird es nun Gesetz:

Alle Unternehmen sind verpflichtet, spätestens ab dem 2025-01-01 sogenannte “E-Rechnungen” auszustellen und müssen folglich auch in der Lage sein, derartige “E-Rechnungen” zu empfangen und somit auch elektronisch verarbeiten zu können.

Daraus folgt ebenfalls, dass in Zukunft die “klassischen” Papierrechnungen und auch PDF-Rechnungen, die nicht die Rechnungsdaten zusätzlich auch in maschinenlesbarer XML-Form enthalten, nicht mehr zulässig sein werden!

Hintergrund aus Sicht der Europäischen Union (EU)

Hintergrund und Auslöser dieser deutschen Gesetzesinitiative sind letzten Endes Bestrebungen der Europäischen Union (EU), die schon länger laufen.

In vielen EU-Mitgliedsstaaten setzt man schon deutlich länger auf die EU-Vorschläge zur Digitalisierung von rechnungsrelevanten Belegen.

Bereits im Dezember 2022 publizierte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative “VAT in the Digital Age (ViDA)” einen sehr konkreten Vorschlag für eine Richtlinie, die (basierend auf der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug) neben anderen Punkten auch Richtlinien für die elektronische Rechnungsstellung beinhaltet. Denn es liegt auf der Hand: Ausschließlich elektronisch verarbeitbare Rechnungen dienen als verlässliche Datenquelle für derartige Meldepflichten, da sich diese leichter digital prüfen und auswerten lassen.

Es steht derzeit noch nicht fest, wann die ViDA-Initiative und das dazugehörige elektronische Meldesystem EU-weit verpflichtend für alle werden. Jedoch mit der kommenden verpflichtenden Einführung der “E-Rechnung” macht Deutschland jedoch nun einen ersten Schritt in Richtung eines möglichen EU-weiten digitalen Meldesystems.

Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz gelten ab 2025 strengere Richtlinien für die “E-Rechnung”.

Defintion E-Rechnung

Eine “elektronische Rechnung” wird künftig als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Zudem muss sie den Anforderungen des EU-Rechnungsstandards EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014) entsprechen.

Anmerkung: Dieser Standard ist bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G-Bereich (Business to Government) unter dem Namen “XRechnung” in Deutschland verpflichtend.

Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden künftig als “sonstige Rechnungen” bezeichnet.

Eine “sonstige Rechnung“ ist allgemein eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Sehr lange war nicht genau definiert, welche Formate für “E-Rechnungen“ überhaupt zulässig sind.

Im Gesetzentwurf heißt es eher allgemein formuliert:

Das eher "schwammige" Wort “entsprechen“ hatte eher Fragen anstatt Klarheit ausgelöst!

Inzwischen gibt es jedoch Klarheit!

Am 2. Oktober hat sich das BMF nach langem Warten geäußert:

Sowohl die “XRechnung“ (Rechnung nach dem XStandard) als auch Rechnungen im “ZUGFeRD-Format“ ab Version 2.0.1 entsprechen der Definition der E-Rechnung, wie es im Wachstumschancengesetz in § 14 UStG vorgesehen ist.

Konkreter Zeitplan und Ausnahmen/Übergangsregelungen

Ab dem 2025-01-01 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, die in diesem Artikel beschriebene “E-Rechnung“ gemäß EN 16931 auszustellen und empfangen zu können.

Ausnahmen gelten ausschließlich für Rechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher.

Das Wachstumschancengesetz bietet folgende Übergangsregelungen für elektronische Rechnungen:

Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Formate (d.h. keine “XRechnung“ , kein “ZUGFeRD 2.0.1“) sind noch zulässig:

- Bis Ende 2025 für Umsätze vom 01.01.2025 bis 31.12.2025.

- Bis Ende 2026 für Umsätze vom 01.01.2026 bis 31.12.2026.

- Bis Ende 2027 für Umsätze vom 01.01.2027 bis 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.

Andere nicht-konforme elektronische Formate sind bis Ende 2027 zulässig für Umsätze vom 01.01.2026 bis 31.12.2027, wenn sie mittels EDI übermittelt werden.

⚠️Dabei ist stets zu beachten: Der relevante Zeitpunkt der Übergangsregelungen ist der Zeitpunkt der Rechnungsübermittlung!

Was ist mit dem “EDI Format“ ?

Sehr häufig wird die Frage gestellt, wie es mit dem "EDI Format" weitergeht.

Viele Unternehmen in Deutschland setzen dieses Datenaustauschformat seit Jahrzehnten ein und haben viel Zeit und Geld investiert, um den eigenen Workflow an dieses System anzupassen.

Das “EDI-Format“ (Electronic Data Interchange) ist ursprünglich ein Format für den Austausch von Daten, welches bereits seit 1988 als standardisiertes Format existiert (im Rahmen von “EDIFACT“).

Darüber können nach vorheriger Absprache zwischen den Geschäftspartnern auch Rechnungsdaten übermittelt werden (“EDIFACT INVOIC“).

Dieses EDI-Format ist zwar etabliert, aber inzwischen veraltet.

⚠️Weil EDI-Rechnungen nicht immer die EN 16931-Norm erfüllen, ist derzeit unklar, wie nach 2028 mit diesem Format umgegangen wird.

Dabei muss man auch berücksichtigen, dass ab diesem Zeitpunkt die weiter oben erwähnte ViDA-Initiative der EU geplant ist.

Aus Sicht des deutschen Rechts gilt: Solange eine EDI-Rechnung alle nach dem UStG relevanten Daten enthält, sollte dieses Rechnungsformat zumindest über 2025 hinaus noch erlaubt sein!